Skip to main content Skip to search

کیپنگ سے کیا مراد ہے

 

بک کیپنگ سے کیا مراد ہے؟

بک کیپنگ سے مراد کسی کاروبار سے تعلق رکھنے والے مالی ٹرانزیکشنز اور معلومات کو یومیہ بنیاد پر ترتیب وار طریقے سے ریکارڈنگ اور منظم ریکارڈنگ ہے۔ اس سے اس بات کو یقینی بنایا جاتا ہے کہ انفرادی مالی ٹرانزیکشنز درست، جدید اور جامع ہیں۔ لہذا درستی اس پورے عمل کے لئے نہایت ضروری ہے۔

ECPAs بک کیپنگ کی سہولت فراہم کرکے آپ کے ادارے کو معلومات برقرار رکھنے میں معاونت فراہم کرتے ہیں جس سے اکاؤنٹس تیار کئے جاتے ہيں۔  ECPAs کی فراہم کردہ بک کیپنگ کی سہولت ایک مخصوص عمل ہے جو  اکاؤنٹنگکے دائرہ کار میں واقع ہوتا ہے۔

روایتی بک کیپنگ

بک کیپنگ عرصہ دراز سے اکاؤنٹنگ کا بہت ضروری حصہ رہی ہے۔ عام طور پر اس میں لیجرز، چارٹ آف اکاؤنٹس اور لمبا چوڑا ڈبل اینٹری سسٹم شامل ہیں۔

 ECPAs کی فراہم کردہ بک کیپنگ کی سہولت میں وہ تمام مرکزی سرگرمیاں شامل ہیں جنہيں روایتی بک کیپنگ میں ریکارڈ کیا جانا چاہیے اور جو آج تک استعمال ہوتی ہیں۔

ٹرانزیکشنز ریکارڈ کرنا

  • اصولی طور پر ٹرانزیکشنز کو روزانہ کتابوں یا اکاؤنٹنگ سسٹم میں ریکارڈ کرنے کی ضرورت ہے۔
  • ہر ٹرانزیکشن کے ثبوت کے طور پر ایک دستاویز ہونا چاہیے جس میں کاروباری ٹرانزيکشن کی تفصیلات درج ہوں۔ اس میں سیلز انوائس، سیلز کی رسید، فراہم کنندہ کی انوائس، فراہم کنندہ کی ادائيگی، بینک کی ادائيگیاں اور جرنلز شامل ہوسکتے ہیں۔

یہ دستاویزات ہر ٹرانزیکشن کے لئےECPAs کا آڈٹ ٹریل فراہم کرتے ہیں اور اندرونی یا بیرونی آڈٹنگ عمل کی صورت میں درست ریکارڈز برقرار رکھنے کا اہم حصہ ہيں اور ہمارے کلائنٹس کے لئے ضروری سہولت ہيں۔

ECPAs کی طرف سے فراہم کردہ بک کیپنگ کی سہولت میں ہر ٹرانزیکشن کی ریکارڈنگ شامل ہے، چاہے اس کا تعلق خریداری سے ہو یا فروختسے۔

ECPAs عام طور پر بک کیپنگ کی ایسی ساخت قائم کرتے ہیں جنہيں “معیار کے کنٹرولز” کہا جاتا ہے جو بروقت اور درست ریکارڈز میں معاون ثابت ہوتے ہیں۔

 ECPAs کی فراہم کردہ بک کیپنگ کی سہولت میں کسی کاروبار یا فرد کے مالی ٹرانزیکشنز ریکارڈ کرنے، تجزیہ کرنے اور تشریح کرنے کا عنصر شامل ہے۔ بک کیپنگ کا شعبہ اکاؤنٹنگ کے عمل کا بہت بڑا حصہ ہے۔

ECPAs کی ذمہ داری مالی سٹیٹمنٹس کو اس طرح سیٹ اپ کرنا ہے کہ کو‏‏‏‏ئی بھی اکاؤنٹنٹ باآسانی اور بروقت طریقے سے قانونی اور ٹیکس انتظامات کرسکے۔

ECPAs ایسے مالی ریکارڈ تیار کرسکتا ہے جن کے ذریعے کاروباروں کو اپنی مالی سرگرمیوں کے متعلق درست معلومات حاصل ہوسکیں۔ یہ ریکارڈز کسی بھی کاروبار کی کامیابی کے لئے نہایت ضروری ہيں۔ یہ ریکارڈز نہ صرف کاروبار کے لئے ضروری ہيں بلکہ یہ قانونی طور پر بھی ضروری ہیں۔

 ECPAs کی فراہم کردہ پیشہ ورانہ بک کیپنگ کی سہولت کی مدد سے اس بات کو یقینی بنایا جاتا ہے کہ تمام کاروباروں کے مالی ریکارڈ حالیہ ہوں تاکہ وہ تمام ضروری ٹیکسز ادا کرسکیں۔

 ECPAs کے فراہم کردہ بک کیپنگ کے ریکارڈز کو اس طرح برقرار رکھا جاتا ہے کہ وہ ان کی تیاری، حصول، یا ٹرانزیکشن کی تکمیل کی تاریخ، جو بھی سب سے آخر میں واقع ہوئی ہو، کم از کم 5 سال تک درست رہیں۔ کچھ ریکارڈز، جیسے کہ پے رول، کو کم از کم 7 سال تک برقرار رکھنا ضروری ہے۔

ECPAs  کے مطابق بک کیپنگ ضروری کیوں ہے؟

یہ بات سننے میں تو بہت واضح لگتی ہے لیکن تفصیلی اور جامع بک کیپنگ ہر سائز کے کاروبار کے لئے بہت ضروری ہے۔ بک کیپنگ بظاہر تو زيادہ مشکل نہيں ہے لیکن ٹیکس، اثاثہ جات، قرض اور سرمایہ کاری شامل کرنے کی وجہ سے زیادہ پیچیدہ ہوجاتی ہے۔

بک کیپنگ کا اصل مقصد کسی کاروبار کی تمام مالی سرگرمیوں کو ٹریک کرنا ہے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ اس سے آپ کو حالیہ آنے والی اور باہر جانے والی رقوم، صارفین اور کاروبار کی واجب الادا رقم وغیرہ کا جدید ریکارڈ برقرار رکھنا ممکن ہے۔

ECPAs کی بک کیپنگ کی وجہ سے آپ کے کاروبار کو مندرجہ ذیل فوائد حاصل ہوں گے:

  • اکاؤنٹنگ سسٹمز اور سافٹ ویئر درست طور پر سیٹ اپ کرنا
  • ٹرانزیکشز درج کرنا
  • چیکس، ری کنسلیشن اور اختتام سال کے پراسیسز انجام دینا
  • اس بات کو یقینی بنانا کہ تمام قانونی ضروریات اور انتظامی رپورٹس کی تعمیل کی جارہی ہے
  • پے رول کی ذمہ داریاں اور تعمیل کی ذمہ داری اٹھانا
  • بحیثیت ریجسٹرشدہ BAS ایجنٹ یا کسی ریجسٹرشدہ BAS ایجنٹ کی نگرانی میں BAS کے ریٹرنز کی تیاری
  • عمومی کاروباری انتظامی معاونت فراہم کرنا

ECPAs سمجھتے ہیں کہ درست بک کیپنگ کی وجہ سے کمپنیوں کو مندرجہ ذیل فوائد حاصل ہوتے ہیں:

  • ان کی کارکردگی کی قابل اعتماد پیمائش۔
  • اس کے علاوہ عمومی سٹرٹیجک فیصلوں کے متعلق معلومات اور فروخت اور آمدنی کے اہداف کے لئے بینچ مارک بھی میسر ہوتا ہے۔

مختصراً، کاروبار کے کھڑے ہونے کے بعد درست ریکارڈز برقرار رکھنے کے لئے اضافی وقت اور رقم خرچ کرنا بہت ضروری ہے۔

کئی چھوٹی کمپنیاں اس وجہ سے فل ٹائم اکاؤنٹنٹس ملازمت پر نہيں رکھتی ہيں کیونکہ یہ انہيں زيادہ مہنگا ثابت ہوتا ہے۔  اس کے بجائے چھوٹی کمپنیاں بک کیپر کی سہولیات حاصل کرتی ہیں یا کسی پیشہ ورانہ کمپنی کو یہ ذمہ داری سونپ دیتی ہيں۔ نوٹ کرنے کی ایک اہم بات یہ ہے کہ نیا کاروبار شروع کرنے کے خواہش مند افراد بعض دفعہ ہر پیسے کے ریکارڈز جیسے غیراہم مسائل کو نظر انداز کردیتے ہیں۔

بک کیپنگ کے طریقہ کار

بک کیپنگ کے دو طریقے ہیں: سنگل اینٹری اور ڈبل اینٹری۔ زیادہ تر کاروبار ڈبل اینٹری بک کیپنگ سسٹم کا استعمال کرتے ہيں جس میں ہر اکاؤنٹ میں ہر اندراج کی صورت میں ایک مختلف اکاؤنٹ میں مخالف اینٹری کرنا ضروری ہے۔ مثال کے طور پر 10 ڈالر کی نقد فروخت کی صورت میں دو اندراجات کی ضرورت ہوگی: “کیش” کے اکاؤنٹ میں 10 ڈالر کی ڈیبٹ اینٹری اور “فروخت” کے اکاؤنٹ میں 10 ڈالر کی کریڈٹ اینٹری۔

روایتی طور پر بک کیپنگ سپریڈشیٹ یا کاغذ پر کی جاسکتی ہے۔  ECPAs اس بک کیپنگ کی سہولت کو بطور آٹومیٹڈ عمل فراہم کررہے ہیں اور ECPAs کے فراہم کردہ سافٹ ویئر میں اکاؤنٹنگ کے عمل کے کچھ اجزاء کو بھی ضم کیا گيا ہے۔

 ECPAs جن بنیادوں پر بک کیپنگ کی سہولت فراہم کرتے ہيں وہ درستی اور تکمیل ہیں۔

ECPAs بک کیپنگ کی سہولت فراہم کرنے والے کام

بنیادی طور پر بک کیپنگ سے مراد منظم طریقے سے کاروبار کے مالی پہلو کے اعداد کی ریکارڈنگ اور ٹریکنگ ہے۔ یہ کاروباروں کے لئے نہایت اہم ہے لیکن ساتھ ہی افراد اور غیرتجارتی تنظیموں کے لئے بھی بہت فائدہ مند ہے۔

 ECPAs کی کاروباروں کے لئے فراہم کردہ بک کیپنگ کی سہولت میں تمام متعلقہ ٹرانزیکشنز ریکارڈ کرنا شامل ہیں، جن میں مندرجہ ذیل کے علاوہ دوسری سرگرمیاں شامل ہیں:

  • فراہم کنندگان کو اخراجات کی ادائيگیاں
  • قرض کی ادائيگیاں
  • انوائسز کے عوض صارفین کی ادائيگیاں
  • اثاثوں کی قدر میں کمی کی نگرانی
  • فنانشل رپورٹس کی تخلیق

ECPAs جب بک کیپنگ کی سہولت فراہم کررہے ہوں، ہمیشہ اس بات کا خیال رکھتے ہیں کہ بک کیپنگ اور اکاؤنٹنگ کی اصطلاحات کو اکثر ایک دوسرے کی جگہ پر استعمال کیا جاتا ہے۔ تاہم اکاؤنٹنگ سے مراد کسی بھی کاروبار یا فرد کی مالیات کے انتظام کو کہا جاتا ہے جبکہ بک کیپنگ کا تعلق خصوصی طور پر مالی سرگرمیوں کو ریکارڈ کرنے کے اقدام اور طریقہ کار سے ہے۔

 ECPAs کی فراہم کردہ ڈبل اینٹری بک کیپنگ

بک کیپنگ کے ڈبل اینٹری سسٹم کی بنیاد اس بات پر رکھی گئی ہے کہ ہر ٹرانزیکشن کے دو پہلو ہیں، جس کی وجہ سے دو لیجر اکاؤنٹس متاثر ہوتے ہيں۔

ہر ٹرانزیکشن میں ایک اکاؤنٹ میں ڈیبٹ اینٹری اور دوسرے اکاؤنٹ میں کریڈٹ اینٹری ہوتی ہے۔ یہ غلطی کی نشاندہی کے نظام کے طور پر کام کرتا ہے۔ اگر کسی بھی وقت مجموعی ڈیبٹس کی تعداد مجموعی کریڈٹس سے مختلف ہو تو اس کا مطلب ہے کہ کہیں غلطی ہوئی ہے۔

ECPAs کی طرف سے فراہم کردہ بک کیپنگ کے اختیارات

ایسی کوئی صنعت نہيں ہے جو ٹیکنالوجی سے متاثر نہیں ہوئی۔ بک کیپنگ میں بھی ایسا ہی ہوتا ہے۔ بک کیپنگ میں پہلے متعدد لیجرز کا استعمال کیا جاتا تھا، بعد میں متعدد ایکسل کی فائلوں کا۔ یعنی کاغذی یا کمپیوٹر کی فائلوں کی بہت بڑی تعداد استعمال ہوتی تھی۔ جلد ہی سٹوریج کا مسئلہ کھڑا ہوجاتا ہے اور اسے منظم رکھنا بھی بہت مشکل ثابت ہوتا ہے۔

ٹیکنالوجکل ترقی کی وجہ سے کمپیوٹر سسٹم کا استعمال ممکن ہوا، اور ایسا سافٹ ویئر دستیاب ہوا جسے خرید کر ڈیسک ٹاپ سسٹم پر ڈاؤن لوڈ کیا جاسکتا تھا۔ تاہم یہ پروگرام مہنگے اور سست ہوتے تھے۔

 

ECPAs حالیہ تجدیدات پر عمل کررہا ہے جس کی وجہ سے جاری ترقی ممکن ہوئی ہے اور آج کی تمام ٹیکنالوجیز میسر ہوئی ہيں: 100 فیصد آن لائن ایپلیکیشنز، جنہیں لامحدود سٹوریج کے ساتھ کلاؤڈ میں بیک اپ کیا گيا ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ آپ کو ڈاؤن لوڈ اور خامیوں سے بھرپور اپڈیٹس، کمپیوٹر کے کریش یا وائرس کی وجہ سے دستاویزات کھو جانے، اور سٹوریج سپیس کے آن لائن یا بند ہونے کے بارے میں پریشان ہونے کی ضرورت نہيں ہے۔

 Android اور iPhone موبائل ایپس کی وجہ سے نئے آپشنز میسر ہوئے ہیں تاکہ آپ سفر کے دوران بھی اپنی اکاؤنٹنگ کا انتظام کرسکیں۔