Warning: "continue" targeting switch is equivalent to "break". Did you mean to use "continue 2"? in /home/ecpaeg/public_html/wp-content/plugins/revslider/includes/operations.class.php on line 2758

Warning: "continue" targeting switch is equivalent to "break". Did you mean to use "continue 2"? in /home/ecpaeg/public_html/wp-content/plugins/revslider/includes/operations.class.php on line 2762

Warning: "continue" targeting switch is equivalent to "break". Did you mean to use "continue 2"? in /home/ecpaeg/public_html/wp-content/plugins/revslider/includes/output.class.php on line 3706
ERP (انٹرپرائز ریسورس پلاننگ) سسٹم لاگو سروس – ECPAs | Egyptian CPAs Skip to main content Skip to search

ERP (انٹرپرائز ریسورس پلاننگ) سسٹم لاگو سروس

تعارف سے پہلے

ایک ERP کی تعمیل IT کی شروعات نہیں ہے۔ جب کوئی تنظیم یقین کرتی ہے کہ یہ وہی ہے، اور داخلی مواصلت کی تربیت کی تعمیل کرنے کے لیے سافٹ ویئر کے انتخاب سے ہر چیز کے ساتھ شعبئہIT کو ٹاسک دیتی ہے، تو یہ خود بخود ERP کی ناکامی کے لیے سیٹ اپ ہونے لگتا ہے۔ یقینا، سسٹم تیار ہو سکتا ہے اور چل سکتا ہے۔ اور اسٹاف کچھ بنیادی فنکشنز کو انجام دینے کے لیے اس کا استعمال کر سکتا ہے۔ لیکن یہ غالباً صحیح آپریشنل فوائد کبھی نہیں فراہم کرے گا یہ ہو بھی سکتا ہے اور ہونا بھی چاہیے۔

کوئی مباحثہ ہے — نہ ہی ہونا چاہیے — کہ شعبئہ IT ERP کی تعمیلات میں مکمل کردار ادا کر رہا ہے۔ سسٹم کے تکنیکی سائیڈ کے ماہرین، کنفیگریشن، حسب ضرورت سازی اور دیگر مشکل تمام چیزیں جو کارپوریٹ کے لیے مناسب ہیں ان کو ہینڈل کرنے والے مردوں اور عورتوں کو ناقابل یقین کے طورپر اس کے ساتھ تھوڑا کچھ کرنا ہوگا — اور یہ کہ سسٹم اس کے بغیر نہیں چل سکتا ہے۔ لیکن IT کا کوئی اسٹاف، ذہیں اور ذی علم جیسا کہ وہ ہے، عام طور پرآپریشنل ماہرین نہیں ہوتے ہیں جن کی ایک ERP پراجیک ڈرائیو کرنے کی ضرورت ہے

عام طور پر بولا جائے، تو وہ لوگ وسعت، COO والے کاروبار کے تمام نظریے کا احاطہ کرنے کے لیے  تیار  نہیں ہوتے ہیں۔

اس کے علاوہ، ان کو (کاروباری کارروائی کے نظم و نسق کے بارے میں، معیار سازی کے بارے میں، آسانی پیدا کرنے کے بارے میں) سرفہرست لیول کے سیکڑوں اور ہو سکتا ہے ہزاروں فیصلے لینے کا اختیار حاصل نہیں ہے جن کی انٹرپرائز سافٹ ویئر سلوشن سے ROI کو حاصل کرنے کے لیے فیصلہ لیے جانے کی ضرورت ہے۔ ابھی تک ان کو بہت زیادہ تسلسل کے ساتھ بڑی (اور ممکنہ طور پر ناشکر گزار) نوکری کی تمام ذمہ داریاں دی جاتی ہیں: کاروبار کرنے کے ایک مکمل نئےطریقے کے اختیار کا انتخاب کریں، اس کی تعمیل کریں اور اس کی نگہداشت کریں۔

تعارف

مارکیٹ پلیس میں مشکل تر مقابلہ ذرا‏ئع کا بہتر استعمال کرنے، سود مندی کو بہتر بنانے اور گاہکوں کو مطمئن رکھنے کی ضرورت پیدا کر رہا ہے۔  کمپنیاں آپریشنز کو بہتر بنانے اور گاہکوں کو تیزی سے جواب فراہم کرنے کے لیے مسلسل انٹرپرائز ری سورس پلاننگ (ERP) سافٹ ویئر سلوشنس کی تعمیل کر رہی ہیں۔

ECPAs کا کردار ہمارے کلائنٹس کے کاروبار کے ان خاص تقاضوں کو پورا کرنے والے ERP سلوشن کا انتخاب کرنے میں ان کی مدد کرنا ہے جو ہموار عمل درآمد کرنے کے لیے ان کو فعال کرے گا۔  اگر سافٹ ویئر کا پیکیج ہماری انڈسٹری کے لیے لکھا گيا ہے، تو ان کو حسب ضرورت سلوشن ڈیزائن نہیں کرنا ہوگا۔  ERP کی تعمیلات کی ناکامی کی سرفہرست وجوہات میں سے ایک وجہ سافٹ ویئر کا بنیادی انڈسٹری والے کاروبار کے مخصوص تقاضوں کو پورا نہ کرنا ہے۔ اگرچہ نمونے کے مطابق ترتیب دیے گئے سلوشنس کی تعمیل کرنا وقت صرف کرنا ہو سکتا ہے لیکن اس میں یقینا ہر انٹرپرائز کے لیے منفرد فوائد ہیں۔

تاہم، ERP ایپلیکیشن کی خریداری یا حسب ضرورت سازی صرف نصف جنگ ہے۔  ایک بہتر ڈیزائن کردہ تعمیلی پلان کامیابی کی کنجی ہے۔

ECPAs کی تعمیلی مراحل برائے ERP سسٹم

  1. حکمت عملی کی منصوبہ بندی
    • پروجیک کی ٹیم:

ECPAs کا کردار سیلز، کسٹمر سروس، اکاؤنٹنگ، خریداری، آپریشنز اور سینیئر مینیجمنٹ کی طرف سے ملازمین والی پروجیکٹ ٹیم تفویض کرنے میں انٹرپرائز کی مدد کرنا ہے۔  ECPAs کا کردار یہ یقینی بنانا ہے کہ ہر ٹیم ممبر کو پروجیکٹ کی کامیابی کا اعتراف کرنا چاہیے اور مخصوص ٹاسکسز یعنی ٹائم لائن کو ترقی دینے، اہداف کو حتمی شکل دینے، تربیتی پلان کی تشکیل دینے کا ذمہ دار ہونا چاہیے۔  ECPAs آپ کی کمپنی ٹیم میں انتظام کے ساتھ ساتھ پہلی لائن کے کارکنان کو شامل کرنے کو یقینی بناتے ہیں۔

  • موجودہ کاروبار کی کارروائیوں کا جائزہ لیا جا رہا ہے:

ERP کی تعمیل کے دوران ECPAs اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ آپ کے انٹرپرائز کی ٹیم کاروبار کی جن کارروائيوں کے بارے تجزیہ کرتی ہے انہیں بنایا جاتا ہے:

  • انوائسز جیسی اصل دستاویزات کی کاپیوں کو اکٹھا کریں
  • ٹکٹوں اور تجزیہ کے لیے لیڈنگ کے بل کا بیچ بنائیں۔
  • ٹیم کی گفتگو شروع کرنے کے لیے، اس طرح کے سوالات کریں:
    • کیا آپ کی کارروائیاں اپ ٹو ڈیٹ ہیں؟
    • کیا ایسی کارروائیاں ہیں جن کو خودکار بنایا جا سکتا ہے؟
    • کیا ذاتی خارجی وقت صرف کرنے کی کارروائی کے آرڈرز ہیں؟
    • کیا آپ کے سیلز مجبور کرتے ہیں اور کسٹمر سروس کے افراد کو کسٹمر کی معلومات تک ریئل ٹائم میں رسائی حاصل ہے؟
  • ٹیم کے ممبران کو درکار بہتری کے اضافی دائرہ کاروں کو ظاہر کرنے کے لیے اصل ذاتی کے ساتھ انٹرویو بھی لینا چاہیے۔

    • اہداف کو سیٹ کرنا:

    ECPAs وہ اہداف سیٹ کرتا ہے جن کا تعین پہلے سے ERP سلوشن کی تعمیل کے لیے کیا جانا چاہیے۔  ERP سسٹمز متاثر کن ہیں اور آپ کی کمپنی ہر فنکشن کی تعمیل نہیں کر سکتی ہے۔  اسی وجہ سے ECPAs آپ کی کمپنی کی مدد کرتی ہے تاکہ وہ تعمیل کی وسعت کا تعین کر سکے۔

    اہداف کی مثالوں میں شامل ہوں گی:

    • کیا سلوشن سے بیک لاگز کم ہوتا ہے؟
    • کیا سلوشن سے وقت پر ڈیلیوری میں بہتری آ سکتی ہے؟
    • کیا آپ پروڈکشن کے منافع کو بڑھا سکیں گے؟
      • پروجیکٹ کے پلان کو بہتر بنانا:

    ECPAs پروجیکٹ پلان کو بہتر بنانے میں ٹیم کی مدد کرتی ہے جس میں یہ شامل ہیں

    • پہلے سے متعین کردہ مقاصد اور اہداف
    • ٹائم لائنز
    • تربیت کی کارروائیاں
    • انفرادی ٹیم ذمہ داریاں۔

    ECPAs یقینی بناتا ہے کہ پروجیکٹ پلان کا آخری نتیجہ پروجیکٹ ٹیم کے ہر ممبر کے لیے “کام” کی ایک فہرست ہونی چاہیے۔

    1. کارروائی کا جائزہ:

 

 

 

  • سافٹ ویئر کی صلاحیتوں کا جائزہ لیں۔

سافٹ ویئر کی صلاحیتوں کے لیے ایک مؤثر جائزہ حاصل کرنے کے لیے ECPAs ذیل کی چیزیں کرنے میں محتاط ہے:

  • پروجیکٹ ٹیم کے لیے سافٹ ویئر کی صلاحیتوں کا کامل جائزہ کے لیے 3-5 دن مخصوص کرنے میں
  • صلاحیتوں سے متعلق ٹیم کو مکمل طور پر سکھانے کے لیے ERP سافٹ ویئر کے ہر زاویےکے بارے میں تربیت دیں اور خلاؤں کی شناخت کریں۔
  • تعین کرنے میں کہ آیا ملازم کی تربیت سے پہلے ترمیمات درکار ہیں۔
    • دستی کارروائیوں کی شناخت کرنے میں۔

ECPAs دستی کارروائيوں کی شناخت کرنے کے لیے مشتاق ہے جیسا کہ جن کارروائیوں کی تشخیص کرنا ہے وہ دستی ہیں اور ERP سسٹم کے ذریعے خودکار بنایا جانا چاہیے۔

  • معیاری آپریٹنگ کارروائيوں کو بہتر بنانا۔

ECPAs آپ کی کمپنی کے کاروبار کے ہر زاویے کے لیے معیاری آپریٹنگ کارروائیوں (SOPs) کو بہتر بنانے میں پروجیکٹ ٹیم کو سپورٹ کرتا ہے۔  یہ کارروائیاں دستاویز کی شکل میں ہونی چاہئیں اور ECPAs یقینی بنا رہی ہے کہ دستاویز کی کارروائی میں آپ کی کمپنی SOPs کی تبدیلیوں کےطریقے سے ملانے کے لیے ترمیم کی گئی ہے۔

SOPs کی مثالیں:

  • آپ عالمی قیمت کی تبدیلیوں کو کیسے ہینڈل کرتے ہیں؟
  • نئے گاہک کے ریکارڈز کو درج کرنے کے کیا طریقے ہیں؟
  • جہازی سامان اتارنے کے سلسلے میں کاغذاتی کام فی الحال کیسے ہینڈل کرتے ہیں؟
  • ہم کوئی نیا پروڈکٹ یا فارمولہ کیسے شامل کریں؟
  1. ڈیٹا جمع کرنا اور صاف کرنا
  • ڈيٹا میں تبدیلی کرنا: آپ فرض نہیں کر سکتے ہیں کہ 100% ڈيٹا کو تبدیل کیا جا سکتا ہے کیونکہ سسٹم میں پرانی معلومات ہو سکتی ہیں اس لیے ECPAs آپ کے انٹرپرائز کی مدد کرتی ہے تاکہ آسانی سے تعین کیا جا سکے کہ کن معلومات کو موجودہ ڈیٹا کی ایک تجزیاتی کارروائی کے ذریعے تبدیل کیا جانا چاہیے۔
  • نیا ڈیٹا جمع کرنا:

ECPAs کا کردار یہاں درج ذیل چیزیں کرنے میں آپ کے انٹرپرائز کی مدد کرنا ہے:

  • اس نئے ڈيٹا کا تعین کریں جن کو جمع کرنے کی ضرورت ہے۔
  • ڈیٹا کے ماخذ دستاویزات کی شناخت کریں۔
  • جمع کرنے کے لیے اسپریڈشیٹس بنائیں اور لاجیکل ٹیبلز میں ڈیٹا کو تقسیم کریں کیونکہ ERP کا زیادہ تر سسٹمز کو ڈیٹا کو اسپریڈشیٹ سے اپنے ڈيٹا بیس میں اپ لوڈ کرنے کی افادیت حاصل ہوگی۔

  • ڈیٹا کے تمام ان پٹ کا جائزہ لیں: ECPAs کو یقین ہے کہ ڈیٹا کاروبار چلانے والا نہایت اہم عامل ہے، اس لیے یہ بہت اہم ہے کہ ڈیٹا بالکل صحیح ہے۔ اسی وجہ سے تبدیل اور دستی طور پر جمع کرنے کے بعد ڈیٹا کو ERP کے ڈيٹا بیس میں درج کیا جاتا ہے، ECPAs یقینی بناتا ہے کہ بالکل صحیح اور تکمیل کے لیے اس کا جائزہ لیا جانا چاہیے۔
  • ڈیٹا کی صفائی: ECPAs جائزہ لیتا ہے اور غیر ضروری معلومات کو ہٹاتا ہے جیسے کہ اس دوران خریداری نہ کرنے والے کسٹمرز یا جو اب کاروبار میں شامل نہیں ہیں ان کی معلومات۔ کیونکہ یہ وقت ڈیٹا کی صحت کو بہتر بنانے اور غیر فعال کسٹمرز سے دوبارہ رابطہ قائم کرنے کا وقت ہے۔
  1. تربیت اور جانچ
  • پیشگی ڈیٹا بیس کی جانچ کریں:

ECPAs کا نظم کرنے اور ERP کی تعمیلی کارروائی کرنے کے دوران پراجیکٹ ٹیم کو ذیل کے لیے جانچ ڈیٹا بیس میں تجربہ کرنا چاہیے:

  • تصدیق کریں کہ سبھی معلومات بالکل صحیح ہیں اور ٹھیک سے کام کر رہی ہیں۔
  • ریئل ٹرانزیکشن ڈیٹا کا مکمل ہفتہ استعمال کریں تاکہ آپ آؤٹ پٹ کی توثیق کرنے کے لیے سسٹم کے ذریعے پش کر سکیں۔
  • ڈیٹا کی صحت کی خاطر جانچ کرنے کے لیے اصل زندگی کا مناظر نامہ چلائیں۔ جانچ کے ذریعے ایک ساتھ وقوع پذير ہونا،
  • یقینی بنائيں کہ تمام ضروری انٹرفیسز تیار ہو گئے ہیں اور ہم آہنگی سازی کے مسائل حل ہو گئے ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ سافٹ ویئر دوسرے سسٹمز کے ساتھ صحیح کام کرتا ہے۔

    • جانچ کی تصدیق کريں؛

    ECPAs یہ یقینی بنانے کا ذمہ دار ہے کہ صحیح جانچ سے مرحلہ 2 میں آؤٹ لائن کردہ معیاری آپریٹنگ کارروائیوں کی عکاسی ہوتی ہے اور تعین کریں کہ آیا ترمیمات کیے جانے کی ضرورت ہے۔

    • ٹرینر کی تربیت کریں: اگر آپ ٹرینر کی تربیت کرتے ہیں تو یہ سستا ہے اور بہت ہی مؤثر ہے۔  ECPAs ان ہاؤس تربیت کرنے کے لیے ٹیم ممبران کو پروجیکٹ تفویض کرنے میں آپ کی مدد کرتا ہے۔  عملی علاقے میں کم از کم 2 دن کی تربیت کے لیے صارف کے کام کرنے کے مقامات کو سیٹ اپ کریں۔  اضافی ٹولز فراہم کریں، جیسا کہ دھوکہ بازی کی شیٹس اور تربیتی دستاویز۔  جاری ٹریننگ کی بنیاد پر ضرورت کے بقدر ریفریش کرنے والی تربیت بھی فراہم کی جانی جاہیے۔
    • حتمی جانچ: تربیت مکمل ہو جانے کے بعد پروجیکٹ ٹیم کو ڈیٹا اور کارروائیوں پر حتمی جانچ کرنے کی ضرورت ہےاور درکار ایڈجسمنٹس کریں۔
    1. لائیو ہوں اور توثیق کریں

    اس صورت میں ECPAs ذیل کی چیزیں کرنے کا انچارج ہے:

    • حتمی Go-Live Checklistکو بہتر بنائیں۔
    • سلوشن کی توثیق کريں۔

    Go Live Countdown Checklist نمونے کا حتمی نمونہ:

    • فزیکل انونٹری کی کارروائی مکمل ہو گئی۔
    • شروعاتی بیلینس اندراج کی کارروائیاں سبھی کے لیے بہتر بنا دی گئی ہیں۔
    • منتقلی کے تمام مسائل کو بیان کر دیا گیا ہے۔
    • دستاویزات اور اطلاعات کی مکمل طور پر جانچ ہو گئی ہے۔
    • انتظامیہ اور شعبہ جات کے ذمہ داران مکمل طور پر تربیت یافتہ ہیں۔
    • وینڈر گو-لائیو کے دن کے لیے دستیاب ہے۔
    • صارفین اپنے پہلے لائیو ترجموں کے دوران معاونت کریں گے۔

    توثیق:

    ترتیب شدہ توثیقی پلان کو بہتر بنانا جو مقاصد اہداف کی طرف دوبارہ واپس لاتی ہے جنہیں منصوبہ بندی کے مرحلے میں سیٹ کیا گيا تھا۔  اس کے علاوہ، سسٹم کو تیار کیے جانے کے بعد عمل درآمد کے بعد آڈٹ کے عمل کو انجام دیا جانا چاہیے اور تجدیدتعلقات کے مقاصد کے لیے پہلے ہفتے اور جانچ کے بعدتین سے چھ تک چلایا جانا چاہیے کہ آیا ROI کی پیش بندی کی گئی ہے یا نہیں اور کاروباری منافع کو واضع طور پر سمجھا جا رہا ہے۔  اصل کا موازنہ

اگر سافٹ ویئز ٹول وہ کرتا جو اسے کرنے کے لیے کہا جاتا ہے تو ماضی میں قائم کردہ بینچ مارکس والی تعداد ظاہر ہو گی – کاروبار میں قدر شامل کریں۔  ROI کو بڑھانے کے لیے سسٹم کی کارکردگی کا کبھی کبھار جائزہ لینا اہم ہے:

بالآخر ہم آپ کی انڈسٹری سے متعلق حسب ضرورت بنائے گئے ERP سسٹم کی تعمیل کے لائق آپ کی انڈسٹری کو بنانے میں ECPAs کے کردار کا خلاصہ کر سکیں

  • مناسب مقاصد اور اہداف کو سیٹ کرنا۔
  • تعمیل کے لیے پروجیکٹ کے ٹیم ممبران کو ذمہ دار بنانا۔
  • پورے شعبے میں سافٹ ویئر کو ٹیسٹ کرنا۔
  • آپ کی سرمایہ کاری کی بنیاد پر منافع کو بڑھانے کے لیے مستقل توثیقی کارروائی کے لیے آپ کے انٹرپرائز کو فعال کرنا۔