Facebook

أنظمة الرقابة والتشغيل وتحسينها الكترونيا لزيادة ارباح الشركات

مع اتساع حجم الشركات تم ادخال أحدث النظم الالكترونية إلى أداء مهام التشغيل، وكان التطور هو السبب الذي جعل أصحاب المشروعات يبحثون عن طرق مختلفة لجمع هذه البيانات وتشغيلها بأسرع وقت ممكن وبدقة عالية والذي يسمى بالتشغيل الالكتروني للبيانات، وكان من تلك النظم، أنظمة الرقابة والتشغيل المتطورة، والتي تعتمد على وسائل تكنولوجية لمعالجة البيانات المحاسبية والمالية.

أنظمة الرقابة والتشغيل أحد أهم الأنظمة الفرعية داخل النظام المحاسبي، وقد أثرت التطورات بشكل كبير عليه من خلال توفير أساليب رقمية دقيقة تزيد فعالية نظام اﻟﺮﻗﺎﺑﺔ وعمليات التشغيل لأقصى حد، وهو ما سنستعرضه خلال هذا المقال، حيث سنناقش ماهية أنظمة الرقابة والتشغيل وما الأثر التي يحدثه التشغيل الالكتروني للبيانات عليها. 

ماهية أنظمة الرقابة والتشغيل

النظام بشكل عام هو أجزاء مترابطة مع بعضها تلتزم بمعايير محددة تسير عليها للوصول لهدف محدد، ويتكون النظام من مدخلات وعمليات معالجة للمدخلات للوصول إلى نتائج أو مخرجات، وتكون المخرجات قد تم تحديد مواصفاتها من قبل، ولكي نتأكد من سير العمليات كما هو مخطط له ونقوم بمقارنة النتائج النهائية بالمخططة نستخدم ما يسمى بالرقابة. 

أنظمة الرقابة والتشغيل Control and operating systems
أنظمة الرقابة والتشغيل Control and operating systems

ما هو مفهوم الرقابة المحاسبية؟

نظام تخطيطي دقيقي يتم الاعتماد فيه على مقاييس وإجراءات محددة هدفها التأكد من سير العمليات بأفضل طريقة، وتحديد مدى مصداقية البيانات والمعلومات المالية المثبتة ﻓﻲ دفاتر الشركة، بالإضافة إلى العديد من المهام الاخرى.

وتتكون إدارة اﻟﺮﻗﺎﺑﺔ  الداخلية من مراجع داخلي واحد أو أكثر، ويتم تعيينه بواسطة لجنة المراجعة بمجلس الإدارة ويكون مسئول مسئولية كاملة أمامهم عن سلامة التقارير والدفاتر وغيرها من المهام وفقًا للخطة المعتمدة من اللجنة، وتكون هي مسئولة عن تمكينه من الاطلاع على كافة البيانات والمعلومات والوثائق التي تخص الشركة. 

وتنقسم الرقابة إلى عدة محاور رئيسية ومنها:

  • الرقابة المالية.
  • الرقابة على عمليات التشغيل.
  • الرقابة المحاسبية.
  • الرقابة الإدارية وتشمل الرقابة التنظيمية والرقابة على اعداد النظام وتوثيقه.
  • اﻟﺮﻗﺎﺑﺔ على أمن الأنظمة.

وتشمل مهام الرقابة  الداخلية:

  • مراقبة أداء المشروع وتقييمه للتأكد من مدى فعاليته ونجاحه.
  • التأكد من التزام العاملين بسياسة وتعليمات الشركة.
  • تعزيز كفاءة الأداء لدى العمال.
  • تحديد سلطات الموظفين مما سيعزز روح العمل.
  • تحديد مدى التقدم الذي تحرزه الشركة من نتائج الأعمال للوصول للأهداف النهائية.
  • مساعدة المراجع الخارجي فى تحديد وتطبيق برنامج المراجعة الملائم للشركة.
  • الكشف عن انحرافات الإدارات وأخطائهم أو الاختلاس المالي والمعالجة السريعة ومنع تفاقم المشكلات.
  • التحكم في موارد الشركة والتأكد من استخدامها كما يجب.

ولكن بالرغم من كل مهام الرقابة الداخلية المتعددة إلا أن هناك العديد من مشكلات الرقابة الداخلية التي لا يمكن تخطيها، فقد يتم إساءة استخدام ضوابط الرقابة أو عدم الاهتمام باستخدام الأساليب الحديثة للرقابة الداخلية وأنظمة الرقابة والتشغيل، كما يعتبر عدم التعاون من العاملين وتجاهلهم لسلطاته أكبر مشكلات الرقابة الداخلية، حيث يسبب ذلك إحساس المراجع الداخلي بعدم أهمية عمله والملل منه. 

أساليب الرقابة الداخلية في نظم المعلومات المحاسبية الإلكتروني

تتنوع ﻧﻈﻢ الرقابة والتشغيل في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات، تنقسم أساليب الرقابة الداخلية إلى 3 مجموعات رئيسية وهي: 

أساليب الرقابة الداخلية على المخرجات:

هدفها التأكد من سلامة القوائم المالية والتقارير وغيرها من المخرجات، والتأكد من تسليمها للأشخاص المصرح لهم باستخدامها فقط.

أساليب الرقابة الداخلية عند معالجة البيانات:

تهدف إلى تنفيذ المعالجة الالكترونية للبيانات المحاسبية باستخدام تطبيقات معينة، مع الحفاظ على سرية وخصوصية البيانات.

أساليب الرقابة الداخلية للمدخلات:

هدف هذه الأساليب هو التأكد من تسليم البيانات الصحيحة كاملة قبل معالجة البيانات بدون فقد أو إضافة، كما تشمل تصحيح البيانات أو إعادة ادخال البيانات المرفوضة مسبقًا.

أثر استخدام التكنولوجيا على انظمة الرقابة والتشغيل

لم يعد المحاسبون أو المراجعون قادرين على انجاز عمليات مراجعة الحسابات بدون استخدام الانترنت والحاسوب، لما يوفره من مزايا هامة تشمل: 

  • توفير الزمن المستهلك لإنجاز عملية المراجعة.
  • الدقة العالية في أداء إجراءات ومهام المراجعة.
  • القدرة على الكشف السريع عن الانحرافات والأمور الشاذة والاخطاء المحاسبية والغش.
  • يساعد المراجع على التعامل بأفضل أساليب تشغيل البيانات.
  • الحفاظ على الأدلة المستندية من الضياع أو الفقد.
  • تمكين المراجع من متابعة أحدث مزايا التطبيقات المحاسبية.
  • حماية البيانات حيث توفر تلك البرامج أعلى مستويات الخصوصية والأمان.
  • مساعدة الإدارة على اتخاذ قرارات أفضل.
  • زيادة جذب العملاء وثقة العملاء الحاليين لما توفره نظم الرقابة والتشغيل من طرق تواصل الكترونية.
  • زيادة القاعدة الجماهيرية وشهرة مكتب المراجعة.
  • انجاز عمليات المراجعة الصعبة ببساطة وسهولة أكثر.
  • تسهيل الاتصال المدراء مع المراجعين ومراجعة تقاريرهم. 

دور مكاتب المراجعة في دراسة أنظمة الرقابة والتشغيل

مكاتب المراجعة تلعب دورًا كبيرًا في الحفاظ على أداء الشركات في تطوير أعمالهم وتحقيق أفضل أرباح، ومن أهم ما تحققه:

  • تقديم تقارير سليمة عن مدى مصداقية تقارير ودفاتر المنشأة والوضع الفعلي للشركة.
  • تعتبر أكثر موثوقية ويمكن الاعتماد عليها أكثر من المراجع الداخلي، حيث لا توجد أي منفعة شخصية للمكاتب من عدم اصدار التقارير الفعلية عن الشركة ولا تربطهم أي مصلحة شخصية مع أحد الموظفين.
  • تعتمد مكاتب المراجعة على أﻧﻈﻤﺔ  الرقابة والتشغيل الحديثة والأساليب الحديثة للرقابة اﻟﺪاﺧﻠﻴﺔ، والتي تصمم خصيصًا لخدمة نقس قطاع الأعمال.
  • الدقة في أساليب تشغيل البيانات ومعالجتها.
  • التطوير المستمر للأنظمة الرقابية.
  • الاهتمام بكل بيان داخل السجلات.
  • الإنجاز السريع لمهام المراجعة الداخلية.
  • توظيف مكاتب المراجعة يعتبر أقل تكلفة من توظيف مراجع داخلي لشركتك.
  • استخدام أساليب متطورة لتحليل البيانات والكشف عن مخاطر النشاط.
أنظمة الرقابة والتشغيل

خدمات مكتب ECPA في المراجعة الداخلية

شركة المحاسبون القانونيون المصريون أكبر مكتب محاسبة في مصر والدول العربية، يتشرف بتقديم جميع الخدمات المحاسبية وخدمات المراجعة والخدمات الضريبية والقانونية.

نمتلك فريق متكامل من خبراء المراجعة واستشاري القانون والمحاسبة ذوي الخبرات الهائلة والخدمة الاحترافية.

نستخدم أحدث التقنيات الرقمية المساعدة لإنجاز مهام المراجعة الداخلية بأعلى كفاءة ودقة، ونجحنا بمساعدة مطوري البرمجيات المحترفون في تطوير أفضل نظام محاسبي كابيتال ERP والذي يوفر مجموعة من البرمجيات الدقيقة والهائلة لمتابعة أداء شركتك من أي مكان.

يهدف مكتب ECPA دائما إلى كسب رضا العميل وتحقيق أعلى معدل ربحية له، لذا يقدم المكتب خدمات أنظمة الرقابة والتشغيل بخطط أسعار في المتناول وبأعلى جودة وكفاءة ممكنة، فأصبحنا شركاء نجاح حقيقيين للمئات من عملائنا.

لا تتردد في التواصل مع ECPA أكبر مكتب محاسبي في مصر والعالم العربي… تواصل الآن وأحصل على عروض أسعارنا مع ميزة الاستشارة الأولى المجانية. 

أهم الأسئلة الشائعة عن أنظمة الرقابة والتشغيل

ما هي أهم التقارير التي تصدرها أنظمة الرقابة والتشغيل من مكتب ECPA؟

• تقارير بالإجراءات التي ستتم والمكتمل منها، مع تسجيل ملاحظاتنا على التقارير بشكل مستمر.
• بيان بمشكلات الرقابة الداخلية وعيوبها.
• تقارير تقييم وتحليل للمخاطر الخاصة بالرقابة الداخلية.
• تقارير تحليل البيانات.
• بيان بالأخطاء والانحرافات سواء المقصودة أو غير المقصودة.
• تقارير تتعلق بالمراقبة الإدارية.

ما المميزات التي يقدمها مكتب ECPA؟

• جميع خدمات المراجعة الداخلية بنسبة خطأ صفرية.
• الدعم الفني المتواصل على مدار الأسبوع.
• نظام محاسبة كابيتال ERP ب مميزاته الفريدة.
• المتابعة المستمرة لأداء نظم الرقابة والتشغيل وإصدار تقارير دورية وزيارات مفاجئة.
• يتمتع فريقنا بمهارات التواصل وحب العمل كفريق متكامل.
• استشارات ضريبية ومحاسبية واستشارات متنوعة مقدمة من أفضل الخبراء والمستشارين في العالم العربي.

أنظمة الرقابة والتشغيل لن تشكل لك إزعاجًا بعد اليوم، كن في أمان وثقة مع أفضل مكتب محاسبي ECPA، يسعدنا تواصلك في أي وقت، خبراؤنا في انتظار مساعدتك! 

شريك تطوير وتشغيل نظم المعلومات الآلية

فريقنا - عطية حمدي