Facebook

الفرق بين الدورة المستندية والدورة المحاسبية

الفرق بين الدورة المستندية والدورة المحاسبية

لا تختلف الدورة المحاسبية من منشأة إلى أخرى مهما اختلف حجم عملها، فالدورة المحاسبية تعني تسجيل كافة العمليات والأحداث المالية وترحيلها للوصول إلى حسابات الدخل والمركز المالي والميزانية، بينما تمثل الدورة المستندية مجموعة المستندات التي تم اعداداها بغرض الرقابة على كافة حسابات المنشاة.

 ومن خلال ذلك يمكننا استخلاص أن الدورة المستندية هي وسيلة للتأكد من النتيجة الصحيحة لأعمال الدورة المحاسبية، كما أنها تمثل مانع لأي ثغرات أو خلل يسمح بالاختلاس أو التلاعب في أموال المنشاة، وبالتالي فإن الدورة المستندية تلعب دور كبير وهام داخل المنشأة ومختلف عن الدورة المحاسبية، وفيما يلي سنتناول الدورة المحاسبية المستندية وشرحها والنماذج الخاصة بها. 

ما هي الدورة المستندية؟

تمثل المرحلة الأولى للدورة المحاسبية وتعني مجموع المستندات والسجلات والأوراق التي تتعلق بحسابات الشركة وخط سيرها داخل أوعية المنشأة منذ بداية تسجيلها وحتى الانتهاء من ترحيلها والتأكد من سلامة كل بيان بها، والدورة المستندية المحاسبية تعتبر المصدر الرئيسي لتسجيل العمليات الحسابية حيث تُبنى القوائم المالية والتقارير النهائية عليها.

يؤدي فصل إدارتي المشتريات والمخازن إلى خسارة أصول الشركة ، وكلما زاد الارتباط بينهما زادت السيطرة على أصول الشركة.

أهمية الدورة المستندية

مستندات هي الاثبات الأول على أن المنشأة تقوم بعمليات مالية.

المستثمرين والجهات الحكومية وكافة المتعاملين مع المنشأة حجتهم الأولى هي المستندات، ولا يمكنهم بناء تعاملاتهم مع المنشأة على الأقاويل والأحاديث الشفهية.

أصحاب الأعمال والشركات يتركون الأمور المالية لمكتب محاسبة أو محاسب قانوني، وما يثبت عمله هو المستندات.

تمثل المستندات الدليل الأول لعمل المراجع الداخلي، حيث يراجع كافة الحسابات والنقدية والمصروفات وغيرها ويتأكد من سلامة تسجيلها بالمستندات.

القوائم المالية والاقرارات الضريبية تعتمد في انشائها على المستند المحاسبي.

أنواع الدورة المستندية

تختلف الدورة المستندية من شركة لأخرى، ويقدم مكتب "المحاسبون القانونيون المصريون" خدمات مختلفة لإعداد برنامج حسابات عامة يساعد شركتك في إدارة الدورة المستندية بأنواعها المختلفة، فمثلا الدورة المستندية لشركات الاستثمار العقاري تحتاج لبرنامج حسابات عامة مثل برنامج الاستثمار العقاري والذي يراعي تسجيل الدفعات المقدمة وتكاليف العمليات والأعمال تحت التنفيذ وغيره.

الدورة المستندية للمخازن

ما هي الدورة المستندية للمخازن؟، تعني حركة المستندات لكل السلع والمواد الخارجة والداخلة من وإلى المخازن منذ بداية استلام البضاعة وحتى عمل الجرد النهائي، وهي تعتبر أولى خطوات الدورة المستندية المحاسبية. 

ومن العناصر المتعلقة بالدورة المستندية للمخازن:

محاضر فحص واستلام البضائع.

أذونات الصرف للمنتجات.

أذونات المرتجع من المنتجات المباعة.

كروت الأصناف.

ما الخدمات التي سيقدمها برنامج إدارة المخازن من مكتبنا؟

تسجيل القيود بشكل مباشر في دفتر اليومية.

الترحيل الفوري إلى دفتر الأستاذ.

عمل ميزان للمراجعة قبل وبعد التسوية.

اعداد قوائم النتيجة (قائمة الدخل والمركز المالي).

يقدم برنامج إدارة المخازن تقارير دورية ولحظية.

نماذج الدورة المستندية للمخازن

بالطبع ستختلف الدورة المستندية للمخازن باختلاف نشاط الشركة وحجم عملياتها، ومن أمثلة نماذج الدورة المستندية للمخازن:

الدورة المستندية للمشتريات

وتتكون من طلبات الشراء وعروض الأسعار وأمر الشراء أو التوريد وفواتير الشراء واشعارات استلام البضاعة من الموردين وأذونات صرف النقدية من المنشاة للموردين، ولتحقيق أكبر استفادة تستطيع استخدام برنامج الفاتورة الالكترونية عبر مكتبنا.

الدورة المستندية للمبيعات

تشمل طلبات الأسعار من العميل للشركة والعروض التي تصدرها الشركة وأمر البيع والتوريد وفواتير المبيعات من الشركة للعملاء وأذونات صرف البضائع للعملاء وايصالات استلام النقدية من الشركة للعملاء.

الدورة المستندية لحسابات العملاء

وتعني حركة المستندات المتعلقة بكل عميل من العملاء وكل عملية يتعامل فيها مع المنشأة، بما في ذلك المبيعات واذونات الصرف لهم والفواتير وايصالات التحصيل منهم وغيره، وتختلف الدورة المستندية لحسابات العملاء بحسب حجم النشاط ونوعه.

كما تتوافق الدورة المستندية لحسابات العملاء مع ما نقدمه في برنامج موارد بشرية وبرنامج إدارة العملاء CRM، وإدارة العملاء CRM هي أداه أو برنامج كامل تتبعه الشركات حاليا لتحسين إدارة العلاقات مع عملاءهم الحاليين.

ما أهمية برنامج إدارة العملاء CRM؟ 

  • زيادة اعداد العملاء الجدد المحتملين.
  • توثيق العلاقات مع العملاء القدامى.
  • جمع وتنظيم كافة المعلومات الممكنة عن عملائك وتوظيفها بما يناسب عملك وطبيعة منتجاتك.
  • تحديد أي الخدمات أو المنتجات أفضل للعميل وتقديمه في أحسن شكل.

الدورة المحاسبية 

يمكن تعريف الدورة المحاسبية بأنها السياسات والقوانين التي اتبعتها الشركة لتسجيل العمليات المالية لها، من تسجيل وترقيم وتحليل وتلخيص وترحيل للاستفادة منها في الوصول إلى تصميم التقارير والقوائم المالية للشركة لمعرفة نتيجة أعمال الشركة، ويقوم بتنفيذها محاسب قانوني او مكتب محاسبة تتعامل معه الشركة.

متى تعد الدورة المحاسبية؟

يتم اعداد الدورة المحاسبية الكاملة منذ بداية الفترة المالية وبمجرد حدوث العمليات المالية، حيث يتم تسجيل كافة المعاملات التي تقوم بها الشركة خلال الفترة ثم اعداد القوائم المالية في ختام الفترة بناءً على العمليات التي تمت، وتختلف خطوات الدورة المحاسبية من شركة لأخرى ولكن من المتعارف عليه أن تبدأ في 1\7 وتنتهي 31\6 العام التالي.

ما هي مراحل الدورة المحاسبية؟

تبدأ الدورة المحاسبية بحدوث عمليات مالية بالشركة خلال الفترة المالية والقيام بتحليلها وتسجيلها في دفتر اليومية.

ترحيل كل قيود العمليات المسجلة إلى دفتر الأستاذ العام.

تجميع الأرصدة الكلية لكافة الحسابات لعمل ميزان المراجعة.

عمل التسويات النهائية للفترة المالية.

انشاء ميزان المراجعة بعد التسويات.

في نهاية الدورة المحاسبية يتم عمل القوائم المالية مثل قائمة المركز المالي وقائمة التدفقات النقدية وصافي الربح وإصدار التقارير النهائية واقفال الحسابات وتدويرها.

كيفية تسجيل القيود المحاسبية

لعمل تسجيل للقيود اليومية يلزم أولا حصر كافة أصول الشركة والتزاماتها.

التأكد من مستندات ملكية أصول الشركة المتداولة وغير المتداولة.

إذا كانت الشركة غير ملتزمة بسجلات يجب التجهز لحالات التزامات طارئة مثل الالتزامات الضريبية أو الموردين وغيرها.

يستخدم القيد المزدوج كطريقة لتسجيل العمليات المحاسبية.

يتم ترحيل كل عملية مالية من حساب إلى حساب اخر.

الأطراف التي تتعلق بتسجيل القيود المحاسبية هي المدين والدائن والبيان ومركز التكلفة ورقم القيد والتاريخ ورقم صفحة الأستاذ.

يتم ترحيل كافة القيود المحاسبية إلى دفتر الأستاذ العام، وهو الدفتر المسئول عن تسجيل القيود الدائمة.

مثال على عملية التنشيط

نموذج دفتر اليومية

يلعب دفتر اليومية دورا هاما جدا في الدورة المحاسبية، حيث تبنى كافة مراحل الدورة المحاسبية على القيود المحاسبية المسجلة في دفتر اليومية، ويتم عمل نموذج دفتر اليومية بطريقة يدوية أو عبر برنامج الاكسيل أو برنامج حسابات عامة.

ويتكون نموذج دفتر اليومية من أعمدة رئيسية هي:

  • رقم القيد.
  • التاريخ.
  • البيان.
  • القيد (مدين- دائن).
  • المبلغ (مدين- دائن).

وتوفر شركة محاسبة “المحاسبون القانونيون المصريون” برنامج حسابات عامة يعتمد على أحدث الأدوات التكنولوجية والتي تساعد على تسهيل مراحل الدورة المحاسبية والدورة المستندية لأقصى حد.

ما المميزات التي يوفرها برنامج الحسابات العامة؟

  • عمل الفاتورة الالكترونية.
  • انشاء دفتر اليومية وتسجيل وترحيل القيود المحاسبية بشكل تلقائي.
  • يدعم ميزة استيراد بياناتك المحاسبية من برنامج الاكسيل.
  • يقدم عدة برامج في برنامج واحد:
  • برنامج حسابات.
  • برنامج إدارة المخازن.
  • إدارة العملاء CRM.
  • برنامج محاسبة للتصنيع.
  • برنامج موارد بشرية.
  • انشاء شجرة الحسابات وبمستويات غير محدودة.
  • تسهيل إدارة شركتك وفروعها.
  • تسهيل إدارة الأصول ومراكز التكلفة.
  • تقارير دورية وتقارير الأصول الثابتة وميزان المراجعة والقوائم المالية وحسابات الأستاذ.
  • كما يقدم خبراء مكتبنا استشارات ضريبية واستشارات قانونية وخدمات مراجعة داخلية ومراجعة خارجية وخدمات تخطيط انتاج وكافة الخدمات المحاسبية.

مثال علی عملیة التفعیل

شريك تطوير وتشغيل نظم المعلومات الآلية

فريقنا - عطية حمدي

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.