Facebook

برنامج إدارة المستندات والارشفة الالكترونية الأفضل من كابيتال ERP

النجاح في إدارة المستندات والارشفة الالكترونية هو أحد أهم سمات الشركات الناجحة في الوقت الحالي، فنحن لم نعد بحاجة إلى التسجيل الورقي المرهق والذي يستهلك وقت وجهد وأموال الشركة كما كان في السابق، الآن يمكنك التحكم الكامل في نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية لديك فقط من خلال برنامج إدارة المستندات الأفضل في مصر والشرق الأوسط.

في دراسات حديثة، وُجِد أن أكثر من 20 دقيقة في كل ساعة عمل يتم استهلاكها في كتابة وتخزين المستندات واسترجاعها، ما يشكل خسارة كبيرة من وقت العمل في المهام الورقية، والتي يمكنك استبدالها بالعمل الالكتروني والذي سيجعلك أفضل استغلالاً لوقت العمل بما يناسب تحقيق إنتاجية أفضل وأرباح أكثر.

ولكن النجاح في التحول الرقمي الذي تتمناه لشركتك لن يتحقق إلا بشريك قوي مثل شركة ECPA أكبر شركة محاسبة وقانون والتي أشرفت على انتاج برنامج متميز يعتمد على السحابية ويضمن لك إدارة السجلات الإلكترونية والمستندات بأفضل شكل ممكن. 

نبذة عن برنامج إدارة المستندات Document Management Software

برنامج إدارة المستندات هو برنامج الكتروني ونظام رائد مبني على تقنيات هائلة تمكنك من التحول الرقمي السريع لمستنداتك، حيث يمكنك تسجيل وتخطيط وتصوير وتنظيم وحفظ وتعديل وإرسال وتتبع ومراجعة الملفات والوثائق والمهام المرتبطة بشركتك أو المشاريع الخاصة بها، ويسهل لك التعامل معها والتواصل مع موظفيك وعملائك والاطلاع على أحدث الملفات والتعديلات التي أجراها مستخدمون آخرون. 

لماذا تلجأ كبري الشركات الناجحة لاستخدام برنامج إدارة المستندات؟

  • التحكم الكامل في الدورة المستندية لشركتك وضمان سلامتها.
  • رفع إنتاجية الشركة من خلال التخلص من تكلفة الكتابة والاحتفاظ بالمستندات الورقية مما سيوفر أموال ووقت الشركة.
  • حماية مستنداتك من الفقد أو التزييف والاحتفاظ بها بشكل دائم يمكن استرجاعه في أي وقت.
  • تسهيل العمل على الموظفين حيث يمكنهم مزاولة العمل من المنزل أو أي مكان به انترنت.
  • ينظم برنامج إدارة المستندات المهام الإدارية، حيث يحدد المهمات وحالاتها وتواريخ استحقاق تنفيذها والأشخاص المسئولين عنها.
  • الوصول السريع للمعلومات وأحدث التعديلات على المستندات، بما سيسهل عملية سير العمل للموظفين والعملاء على حد سواء.
  • تقليل وقت العمل من خلال تقليل الوقت المستهلك في الكتابة واستخدام آلات الطباعة وارسال الملفات عبر البريد أو تسليمها باليد.
  • القضاء على الأخطاء البشرية والتي قد يسبب خطأ واحد فيها التأثير على أكثر من مستند، حيث يمكنك نظام إدارة الوثائق الإلكترونية من التصحيح الفوري والمعالجة لها في باقي المستندات بضغطة زر واحدة.
  • تحقيق الفاعلية والتواصل داخل شركتك من خلال تسهيل تبادل المعلومة والتواصل بين الإدارات والموظفين.
  • التواصل السريع مع العملاء حيث يمكنك برنامج إدارة المستندات من ارسال واستقبال الملفات في أي وقت.
  • ستنمي روح العمل كفريق والعمل الجماعي، حيث يمكن لك السماح للموظفين بالعمل على ملف واحد والتعاون لإتمامه.
  • تقليل تكاليف تعيين موظفين جدد، حيث يمكننا القيام بتدريب الموظفين القدامى والاجابة عن استفساراتهم والتواصل الدوري معهم للتأكد من سير العمل على البرنامج بأفضل حال.
  • سيساعد برنامج إدارة المستندات على تنمية الشعور بالمسئولية وأهمية الدور الوظيفي له، مما يساعد على الانضباط داخل العمل.
  • الشكل الالكتروني للمستندات سيجعل التعامل مع العملاء أسهل وأكثر موثوقية، مما سيجذبهم للتعامل مرة أخرى مع شركتك. 

برنامج إدارة المستندات من ECPA

تعهدت شركة محاسبة “المحاسبون القانونيون المصريون ECPA” منذ بدايتها ببذل أقصى ما يمكن لكسب رضا عملائها وخدمتهم، لذا قدمت خلاصة تجاربها وخبراتها التي تعدت الخمسة عشر عاما في انتاج أفضل شكل لنظام إدارة الوثائق الالكتروني والاشراف على تطبيقه داخل شركتك. 

برنامج إدارة المستندات document management program

مزايا لا تحصي لبرنامج الوثائق الالكترونية

  • التحكم الكامل في مستندات مشاريعك في مكان واحد، كما تتضمن أشكال مختلفة من الملفات مثل الرسومات والتقارير والفيديوهات والجداول وغيرها.
  • إمكانية تخزين عدد لا نهائي من الملفات المتنوعة وتكويد الملفات وتنظيمها في شكل شجري وتصنيفها.
  • امكانية مشاركة وارسال المستندات مع فريق العمل أو العملاء.
  • أتمته المستندات من خلال عرض شاشة التحديثات التي تمت عليها مع اظهار المستخدم القائم بذلك وبياناته والتاريخ والوقت.
  • إمكانية استيراد البيانات من برامج أخرى وبصيغ مختلفة مثل برامج الوورد أو اكسيل أو الباوربوينت وغيرها.
  • يتيح برنامج إدارة المستندات حفظ نسخ تلقائية مما يساعد على استرجاع البيانات المحذوفة أو المعدلة بسرعة.
  • إمكانية البحث عن المستندات باستخدام أي معلومة مثل كلمات أو رقم من عنوان المستند أو نصه.
  • برنامج إدارة المستندات يحقق التكامل مع باقي برامجنا، حيث يمكنك ربطه مع البرامج المحاسبية الأخرى.
  • برنامج إدارة المستندات محمي بضوابط التشفير والخصوصية وصلاحيات المستخدمين ولا يمكن لأي شخص الوصول للملفات بدون الحصول على أذونات الوصول من المستخدم الرئيسي.
  • يتيح برنامج إدارة المستندات مراجعة المستندات ووضع التوقيع الالكتروني عليها.
  • الترابط مع قاعدة بيانات العملاء والجهات الخارجية وبالتالي سيمكنك ارسال واستقبال المستندات عبر البريد الالكتروني، مع إمكانية تحديد ارسالها لأكثر من جهة.

مميزات فريدة لبرنامج إدارة الوثائق من كابيتال ERP

  • يراعي برنامج إدارة الوثائق من كابيتال ERPسير الدورة المستندية وفقا للقوانين واللوائح القانونية.
  • واجهة مستخدم بسيطة وغير معقدة.
  • البرنامج مصمم ليلائم جميع الأجهزة والهواتف الذكية.
  • إمكانية تعديل الواجهة وتخصيصها بما يتناسب مع حجم وطبيعة أعمالك.
  • التطبيق متاح بأكثر من لغة ويدعم اللغة العربية.
  • إمكانية استرجاع أنواع المستندات المختلفة من خلال خاصية التعريف الحرفي الضوئي.
  • الفهرسة التلقائية لجميع المستندات.
  • إمكانية التحجيم لأعمالك بسهولة، حيث يستوعب برنامج إدارة المستندات النمو السريع للأعمال والفهرسة السريعة.
  • باقات وخطط أسعار منوعة لتلائم جميع الشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة.
  • الاحتفاظ بنسخ تلقائية في حالة انقطاع الانترنت.
  • دعم فني متواصل على مدار الأسبوع.
  • اشعارات تنبيهية عند تعديل وحذف مستندات.
  • يحقق كابيتال ERPالمراقبة الكاملة للمستخدم على مستنداته من خلال سياسات السرية التي تعتمد على هيكل كلمات المرور وتفويض وتحديد صلاحيات المستخدمين ومعرفة ساعات الدخول على النظام والأجهزة التي استخدموها للدخول والتحكم بها، كما يوفر إمكانية رقابة مستخدمين محددين أو وظائف محددة.
  • توفر ECPA أحد أفضل برامج إدارة المستندات المنخفضة التكلفة بخطط أسعار مميزة وأعلي جودة ممكنة.

الأسئلة الشائعة عن موديول إدارة المستندات من كابيتال ERP

ما هي أنواع الملفات التي يسمح برنامج إدارة المستندات بتخزينها؟

البرنامج يمكنه التعامل مع جميع أنواع الملفات سواء كانت مستندات أو صور أو مقاطع فيديو أو ملفات صوتية أو ملفات الكترونية أو جداول بيانات أو رسوم بيانية أو غيرها.

هل يمكن التعديل على مختلف المستندات؟

نعم فالبرنامج يتيح أدوات متعددة حديثة تمكنك من تعديل الصور والمستندات والوثائق، كما يمكن للبرنامج ارسال الوثائق بنسخة مسجلة ليتم اجراء تعديلات عليها عن طريق البرامج الخارجية ثم استيرادها مرة أخرى، ويتيح الاحتفاظ بكل أشكال الوثائق قبل وبعد التعديلات.

كيف يعمل برنامج إدارة المستندات؟

يلتقط البرنامج الوثائق بسرعة ويفهرسها على الفور،حيث يعتمد على تقنيات المسح الضوئي والمراقبة الإلكترونية، يمكن للبرنامج التكامل مع برامج خارجية مثل البريد الالكتروني وبرامج مايكروسوفت أوفيس والفهرسة والاحتفاظ بها في الأرشيف من خلال التعريف الضوئي ومخزن بيانات الكتروني. أيضاً يمكن للبرنامج التعامل مع الأنظمة الخارجية من خلال سحب البيانات وإفراغها بخانات البرنامج أو استخدام قواعد بيانات سابقة، كما يمكنك مقارنة قواعد البيانات مع بيانات البرنامج للتأكد من صحة البيانات المسجلة وتعديل الأخطاء بها.

قصة نجاح شركتك ستبدأ مع شريك حقيقي يسعى بكل ما يملك من قوة لدفعك إلى الأمام مثل مكتب محاسبة “المحاسبون القانونيون المصريون” أكبر مكتب محاسبة في مصر والشرق الأوسط.  

لطلب ديمو مجاني من برنامج إدارة المستندات الرجاء الضغط هنا 

ولمعرفة أسعار برنامج إدارة المستندات برجاء الضغط هنا