Facebook

تابع بناء نظام محاسبي متكامل – الدورة المستندية

في الوقت الحالي يحتاج كل صاحب شركة لتسجيل أي حدث مالي ومعلومة تمر شركته بها، وخاصة إذا كان لديه مستثمرين أو شركاء مساهمون معه، لذا يلجأ لوضع نظام يوضح خط سير ممتلكات وأعمال الشركة بدقة ومعالجته للحصول على المعلومة المحاسبية، أو ما يسمى ببناء نظام محاسبي متكامل.

يعتمد العمل المحاسبي على المستندات والوثائق المحاسبية، لذا تلعب الدورة المستندية دور هام جدا في الدورة المحاسبية، ولكن يجب الانتباه عند بناء نظام محاسبي متكامل أن الدورة المحاسبية تختلف عن الدورة المستندية، فالدورة المحاسبية تتعلق بمهام المحاسب داخل الشركة بينما الدورة المستندية تتعلق بالأوراق والسجلات التي استخدمها المحاسب.

ويمكننا التعرف على الفرق من خلال قراءة المقال التالي:

الدورة المحاسبية

تتعلق الدورة المحاسبية بأعمال المحاسب داخل الشركة ومهامه وتشمل كلا من:

قيود اليومية وترحيلها يوميا إلى دفتر اليومية الأمريكية والتي مهمتها تجميع كافة الأرصدة السنوية لمختلف العملاء والحسابات والبنوك وغيرها.

الترحيل اليومي لدفتر الأستاذ المساعد والذي يعتبر بيان تفصيلي لكل حساب.

اعداد ميزان المراجعة بمجاميع وأرصدة مرحلة من حسابات دفتر الأستاذ المساعد واليومية الأمريكية.

اعداد القوائم المالية وقيود الاقفال والقيود الافتتاحية وترجع تلك المهمة للمدير المالي او رئيس الحسابات.

بناء نظام محاسبي متكامل

كنا قد قلنا في مقال سابق أن بناء نظام محاسبي متكامل يقوم على ثلاث عمليات رئيسية هي:

تسجيل كافة الممتلكات والموجودات المملوكة للشركة بالإضافة إلى كافة الالتزامات التي على الشركة.

انشاء الدليل المحاسبي والتي تعني حصر كافة حسابات الشركة وتسجيل كافة العمليات وكما يتم عمل جرد شامل وتسجيل كل ما تم التوصل إليه.

الخطوة الأخيرة هي إنشاء الدورة المستندية والتي تعني جمع المحاسب القانوني لكافة المعلومات المالية للشركة وتسجيلها داخل مستندات وأرشفة وتخزين المعلومات السابقة لها.



ميكنة الدورة المستندية تساعد على اتخاذ القرار الصحيح في الوقت المناسب

الدليل المحاسبي

أحد أهم المراحل عند بناء نظام محاسبي متكامل والتي تشتهر أيضا باسم شجرة الحسابات أو دليل الحسابات، وتعني تسجيل كافة الحسابات المتعلقة بأعمال الشركة مثل حسابات الأصول والخصوم وحقوق الملكية والايرادات المصروفات، كما ينقسم كل حساب منهم إلى حسابات فرعية وكل حساب فرعي يضم حسابات فرعية وهكذا.

ويختلف تصميم شجرة الدليل المحاسبي باختلاف طبيعة عمل الشجرة وحجم أعمالها، فمثلا يضم حساب الأصول حسابات الأصول الغير متداولة والأصول المتداولة، وينقسم حساب الخصوم إلى الخصوم طويلة الاجل والخصوم المتداولة، كما ينقسم حساب الأصول المتداولة إلى حساب العملاء وحساب النقدية والمخزون، وينقسم كلاً منهم لحسابات أخرى مثل حساب العملاء والذي ينقسم بدوره إلى حسابات عملاء خارجيين وعملاء جملة وتجزئة وكل عميل بهم له حساب خاص وهكذا.

ما المقصود بالدورة المستندية؟

تعني خط سير المستندات داخل الشركة، منذ بداية كتابة المعلومات المحاسبية بها وعمل القيود المحاسبة والقوائم المالية والحسابات المختلفة مثل حساب الأستاذ وميزان المراجعة وقائمة التدفقات النقدية، كما تشمل الدورة المستندية التأكد من تحري الدقة عند كتابة أي بيان وصحة الترحيل والخلو من الأخطاء.

هل هناك أهداف للدورة المستندية عند بناء نظام محاسبي متكامل؟

تهدف الدورة المستندية للرقابة على كافة أموال الشركة وممتلكاتها، كما تراقب جميع الأمور الإدارية بها.

المهمة الرئيسية لها هي جمع كافة البيانات وتسجيلها وتلخيصها في هيئة تقارير تقدم للإدارة.

تساعد السجلات والمستندات والتقارير الإدارة على اتخاذ القرارات المالية والإدارية الملائمة وفقا للبيانات الحالية.

تعتبر وسيلة اتصال بين الإدارات المختلفة داخل الشركة.

شريك رئيسي في وضع الأهداف السنوية للشركة.

الهدف الرئيسي للدورة المستندية هو نمو الشركة ورفع قيمتها السوقية.

اكتشاف الأخطاء والتصحيح الفوري لها.

ما نماذج الدورة المستندية؟

تنقسم نماذج الدورة المستندية المعروفة إلى عدة أنواع وكل نوع يندرج تحته أنواع فرعية، وتختلف الدورات المستندية المستخدمة داخل الشركة بحسب حجم كل شركة ومتطلباتها، ولكن هناك ثلاث أنواع رئيسية لا تخلو منها نماذج الدورة المستندية، وهم:

الدورة المستندية للمخازن:

وهي تعني جميع المستندات التي تخص السلع المحتفظ بها داخل مخازن الشركة، بما في ذلك مستندات شراؤها وبيعها واستيرادها وتصديرها وصرفها وغيره.

الدورة المستندية للمشتريات:

وهي تعني جميع المستندات التي تخص مشتريات الشركة سواء بضاعة أو مواد التصنيع أو آلات أو مفروشات وأدوات مكتبية وغيرها، كما تشمل أوامر الشراء ونسخ من الفواتير وكافة المشتريات الطارئة الغير مخطط لشرائها وتسجيلها بشكل فوري.

الدورة المستندية للمبيعات:

جميع مستندات عمليات البيع التي نفذتها الشركة خلال العام المالي، بما في ذلك السلع والخدمات التي قدمتها وطلبات الشراء التي تلقتها وعروض الاسعار وقوائم السلع المطلوبة في السوق وآراء العملاء وغيره. وهناك أنواع أخرى مثل الدورة المستندية للصندوق والنقدية، الدورة المستندية للمصروفات، الدورة المستندية للإيرادات وغيرها.

هل هناك فرق بين الدورة المستندية التقليدية والدورة المستندية الحديثة في نظام محاسبي متكامل؟

هناك العديد من الاختلافات بينهما مثل: 

طباعة المستند:

في الدورة التقليدية كانت تتم طباعة جميع البيانات التي تم تسجيلها عن الشركة والعميل، أما في النظام الحديث يمكنك اظهار المعلومات التي تخص المعاملة فقط.

التعديل بعد الطباعة:

في النظام التقليدي كان التعديل يعتبر مستحيلا إلا بإعادة الطباعة مرة أخرى، أما في النظام الحديث يمكنك التعديل بسهولة.

تسجيل البيانات:

في النظام التقليدي كان يتم الكتابة بالطريقة اليدوية ثم القيام بمراجعتها ثم اعتمادها، أما في نظام محاسبي متكامل وحديث يتم الكتابة مباشرة على شاشة الحاسوب وارسالها للاعتماد ثم طباعتها مباشرة.

المسئول عن التسجيل:

في النظام التقليدي كان التسجيل يحتاج عدة اشخاص للتسجيل والمراجعة والاعتماد، أما في النظام الحديث يتم تكلفة شخص واحد للمهمة ويمكن التعديل عليه واستبداله حسب رغبة المدير. والعديد من الاختلافات التي جعلت أصحاب الأعمال يتجهون لاستخدام الدورة المستندية الحديثة والتي تساهم بشكل أساسي في بناء نظام محاسبي متكامل لهم.

تصميم نظام محاسبي متكامل

يختلف تصميم النظام المحاسبي من شركة لأخرى، فالشركات الصغيرة والمشروعات لا تحتاج لذلك النظام المحاسبي المتكامل بالمعنى الحرفي والقائم على انشاء قائمة دخل وقوائم مالية وميزانية وغيرها، ولكنها فالغالب ستحتاج لمحاسب قانوني واحد فقط للقيام بإعداد الفواتير وجرد المخزن وحساب النقدية والضريبة وغيرها من العمليات البسيطة.

 

أما الشركات الكبرى والتي تحتاج لعمل دقيق وحسابات وقوائم، فهي تمتلك إدارة مالية كاملة وتمتلك فريق من المحاسبين لكل تخصص، لذا يكون انشاء وتصميم نظام محاسبي لها أمر معقد إلى حد ما، وبشكل عام يعتمد أي برنامج محاسبي على أربع محاور رئيسية يمكن منها استخلاص ميزان افتتاحي للمراجعة ثم انشاء نظام محاسبي متكامل، وهم:

 

  • الأصول.
  • الخصوم.
  • الإيرادات.
  • المصروفات.

 

في كل الحالات وباختلاف طبيعة عملك ستحتاج إلى محاسب قانوني متخصص أو أحد مكاتب محاسبة، وبالطبع أرشح لك عن ثقة مكتب "المحاسبون القانونيون المصريون" أحد أكبر مكاتب المحاسبة في مصر والعالم العربي، والذي يمتلك فريق عمل متكامل من استشاري ومتخصصي المحاسبة المعتمدين، يتعهدون بالعمل على مدار الأربع وعشرون من أجل الوصول بشركتك إلى أفضل ربحية وأعلى أمان اقتصادي ممكن.

 

 

يقدمون العديد من الخدمات مثل:

 

تصميم نظام محاسبي متكامل متوافق مع طبيعة وحجم أعمالك.

الدراسة التحليلية لطبيعة نشاطك والسوق المالي والهيكل الداخلي لشركتك بعناية.

اعداد الدليل المحاسبي بناء على تحليل نظام محاسبي متكامل ورسم مخطط شجرة الحسابات.

تكوين الدورة المستندية وفقا للقوانين والقواعد ومع مراعاة فصل مهام كل إدارة والرقابة.

تصميم أفضل برنامج محاسبي لشركتك.

القيام بجرد أصول وممتلكات الشركة بصورة فعلية.

مراجعة كافة الحسابات والأرصدة المسجلة والتأكد من سلامة التسجيل.

انشاء ميزان المراجعة وقائمة التدفقات النقدية والقوائم المالية وقائمة المركز المالي وعمل التسويات اللازمة.

في حال كانت شركتك تتبع نظام محاسبي مسبق أو لم تتبع من قبل، سيقوم فريقنا بإنشاء نظام محاسبي متكامل وشامل.

التأكد من التسجيل اليومي للعمليات والتأكد من صحة الدورة المستندية.

متابعة أعمال المراجعة والرقابة الداخلية.

حساب أنواع الضرائب المختلفة واستغلال الفرص الضريبية لأقصى درجة.

خدمات المراجعة والتدقيق.

 

أطلب استشارتك الآن وأحصل على فرصة مجانية.

الفرق بين تطبيق الدورة المستندية في الطرق التقليدية والنظام الآلي

مطرق تقليديةنظام آلي
1طباعة المستند بكافة المعلومات عن الشركة والبيانات التى سوف يتم ادخالهاتصميم طباعة المستند بكافة المعلومات عن الشركة والبيانات المعبرة عن المعاملة
2لا يمكن التعديل بعد الطباعة للدفاتر ويلزم الطباعة مرة أخرى عن التعديليمكن التعديل بشكل بسيط وسريع للمعلومات الجديدة على المستندات المطلوبة
3تسجيل البيانات على المستند الورقي ثم انتقال المستند للمراجعة والاعتمادتسجيل البيانات على النظام ثم استخراج المستندة للتوقيع والحفظ
4لا يمكن المراجعة والاعتماد الآلييتم المراجعة والاعتماد الآلي على الشاشة
5لا يمكن التعديل على المستند حتى وان كانت الادارة العليا يمكن التعديل على المستند من خلال الشخص المسموح له ذلك
6عدم القدرة على إلزام المسئول بتسجيل البياناتإلزام المسئول بتسجيل البيانات بسبب توقف المرحلة التالية للمستند على هذه البيانات
7لا يمكن إلزام المسئول على البيانات الأساسية للمستنديمكن تحديد البيانات الإلزامية للمستخدم
8يتم إدخال البيانات في كل مستند على حدى دون الاستفادة من الإدخال السابقيتم إدخال البيانات مرة واحدة فيتم نسخ البيانات من المستند المرتبط به سابقا أو لاحق للمستند
9تسجيل التأثير المالي للمعاملة من خلال المسئول الماليتم تسجيل التأثير المالي مع حفظ المستند من المعد من خلال إعداد ذلك عند التشغيل الأولي للنظام
10لا يمكن حصر التسجيل او التعديل للمستند على شخص محددعمل صلاحيات للمستخدم فلا يمكن إعداد المستند إلا الشخص المسموح له او التعديل عليه من خلال شخص آخر دون غيره
11تستغرق وقت طويل لاستخراج التقارير المطلوبةيتم استخراج التقارير بشكل سريع ودقيق ومعبر
12غير ملائمة لاتخاذ القرارات السريعة وتحتاج وقت للمراجعة واكتمال البياناتملائمة لاتخاذ القرارات السريعة لتسجيل البيانات ومراجعتها في وقتها
13لا تساعد على المنافسة نظرا لتأخير المعلومات المطلوبةيساعد على المنافسة لوجود المعلومات المطلوبة عند الطلب
14صعوبة المراجعة والحصر على المراجع الداخلي والخارجي والوجود بجوار المستنداتيتم المراجعة على الشاشة من خلال فتح البرنامج من أي مكان وتحديد العينة بشكل سريع وسهل

شريك تطوير وتشغيل نظم المعلومات الآلية

فريقنا - عطية حمدي

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.